Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité vous informe sur la manière dont vos données à caractère personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées lorsque vous utilisez le site Eltereforum, créez un compte, vous inscrivez à une activité, effectuez une réservation ou utilisez les différents services proposés en ligne.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens de l'article 4, point 7), du règlement (UE) 2016/679 est le ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse, représenté par le ministre ayant l'Éducation nationale, l'Enfance et la Jeunesse dans ses attributions.

Les traitements de données à caractère personnel décrits dans la présente politique sont mis en œuvre par le service Eltereforum, rattaché à la Direction générale de l'aide à l'enfance et à la famille (DGAEF), qui assure l'exploitation du site.

Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse

Direction générale de l'aide à l'enfance et à la famille

Service Eltereforum

33, rives de Clausen

L-2165 Luxembourg

Adresse postale : L-2926 Luxembourg

E-mail : eltereforum@men.lu

Tél. : (+352) 247-63700

Le délégué à la protection des données du ministère peut être contacté à l’adresse suivante :

Délégué à la protection des données

Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse

33, rives de Clausen

L-2165 Luxembourg

E-mail : dpo@men.lu

2. Données personnelles collectées

2.1 Principe de minimisation des données

Le service Eltereforum collecte uniquement les données personnelles nécessaires à la fourniture des services proposés, conformément au principe de minimisation énoncé à l'article 5(1)c du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

2.2 Données collectées selon les services utilisés

Selon les fonctionnalités et services que vous utilisez, les catégories de données personnelles suivantes peuvent être traitées :

2.2.1 Données d'identification

• Nom et prénom :

  • Du parent/représentant légal (création de compte, inscriptions, communications)

  • De l'enfant (uniquement si nécessaire pour la participation à une activité)

Services concernés : Inscription aux activités, création de compte, formulaires de contact.

2.2.2 Données de contact

• Adresse e-mail

• Numéro de téléphone (selon le service)

• Adresse postale (le cas échéant)

Services concernés : Communications du service, gestion des inscriptions, notifications d'activités.

2.2.3 Données de gestion de compte

• Informations nécessaires à la création et à la gestion de votre compte (identifiant, mot de passe sécurisé)

• Historique des modifications apportées au compte

• Informations renseignées dans votre profil (situation familiale, préférences linguistiques, informations professionnelles si pertinent)

Services concernés : Tous services nécessitant une authentification (inscription, suivi de participation, accès aux ressources personnalisées).

2.2.4 Données relatives aux inscriptions et réservations d'activités

• Date et heure d'inscription

• Activités ou services réservés

• Statut de participation (confirmé, en attente, annulé)

• Historique des participations antérieures

Pour les inscriptions à l'Activity Box uniquement :

• Nom et prénom de l'enfant

• Date de naissance de l'enfant

Ces données permettent de vérifier que l'enfant est âgé d’un an au moins et de 3 ans au plus et que la famille n’a pas déjà disposée d’une Activity Box.

Services concernés : Inscription aux activités, Activity Box, gestion des réservations.

2.2.5 Données concernant les enfants

Lorsqu'une activité ou un service spécifique le justifie, les informations suivantes concernant l'enfant peuvent être collectées :

• Données d'identification : nom, prénom, date de naissance ou groupe d'âge

• Données de santé (si strictement nécessaires) : allergies connues, besoins spécifiques (handicap, aménagements)

• Données académiques ou scolaires (si nécessaire) : établissement scolaire d'appartenance, niveau scolaire

• Autorisation de participation : accord parental pour activités particulières

• Contact d'urgence : personne à contacter en cas d'urgence (si différente du parent inscrivant)

• Images ou vidéos : uniquement avec consentement explicite du parent/représentant légal

Services concernés : Inscription à des activités pédagogiques, services spécialisés, programmes de soutien.

Limitation : Les données sensibles (santé, données académiques) ne sont collectées que si elles sont strictement nécessaires et avec le consentement explicite du représentant légal.

2.2.6 Communications adressées au service Eltereforum

Lorsque vous contactez le service Eltereforum (formulaire de contact, e-mail, téléphone), les données personnelles suivantes peuvent être traitées :

• Données de l'expéditeur : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone (si fourni)

• Données contextuelles : sujet de la communication (ex : demande d'inscription Activity Box, question sur une activité spécifique, problème technique)

• Contenu de la communication :

  • Objet précis (ex : demande d'information, réclamation, signalement, problème d'inscription)

  • Texte intégral du message

  • Pièces jointes (justificatifs, documents)

  • Date et heure de réception

• Données relatives à l'enfant mentionné : uniquement si pertinent pour traiter votre demande

Services concernés : Formulaires de contact, adresse, adresses e-mail de communication, demandes de renseignements.

2.2.7 Préférences et paramètres du compte

• Choix de langue et paramètres d'affichage

• Préférences de communication (fréquence et type de notifications)

• Paramètres de confidentialité et de consentement aux cookies

Services concernés : Tous services offrant des options de personnalisation.

2.3 Données techniques collectées

Lors de l'utilisation du site Eltereforum, certaines données techniques sont automatiquement collectées :

• Adresse IP et journaux techniques (logs) : nécessaires à la sécurité du service, détection d'abus, maintenance technique

• Type de navigateur et d'appareil utilisé : optimisation de l'expérience utilisateur

• Informations techniques relatives à la connexion : date/heure de connexion, durée de session

• Cookies et technologies similaires : collectés conformément aux préférences exprimées par l'utilisateur

Finalité : Sécurité du système, analyse de fréquentation (si consentement), amélioration des services.

Durée de conservation : 13 mois maximum pour les logs techniques (voir section 8. Durée de conservation).

2.4 Variation selon le service ou l'activité

Les données demandées peuvent varier en fonction du service ou de l'activité concernée. À chaque collecte, vous serez informé de manière explicite et transparente :

• Des données requises vs. données optionnelles

• De la finalité de collecte

• De la durée de conservation

• De vos droits (accès, rectification, suppression, portabilité)

Cette information est fournie via :

• Notice d'information préalable au moment de l’inscription

• Formulaires d'inscription ou de contact explicitement libellés

• Conditions générales d'utilisation du service

3. Finalités du traitement

Vos données personnelles peuvent être utilisées afin de :

• créer, gérer et sécuriser votre compte utilisateur ;

• permettre votre authentification ;

• gérer vos informations et préférences ;

• permettre l’inscription et la réservation à des activités ou événements ;

• gérer, modifier ou annuler vos réservations ;

• vous transmettre les confirmations et informations pratiques liées à vos inscriptions ;

• vous informer d’une modification ou de l’annulation d’une activité ;

• répondre à vos demandes adressées via les formulaires de contact ;

• assurer la sécurité, le bon fonctionnement et l’amélioration du site ;

• établir des statistiques d'utilisation moyennant le consentement préalable explicite de l'utilisateur, collecté via banneau de consentement aux cookies ;

• respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

Les données collectées ne sont pas utilisées à des fins commerciales.

Les données à caractère personnel ne font l'objet d'aucune vente, location ou cession à des tiers, ni d'aucune utilisation à des fins de prospection commerciale.

Transfert de vos données vers un pays tiers

Vos données sont en principe traitées au sein de l’espace économique européen.

Absence de traitement automatisé

Les données ne sont pas traitées aux fins d’une décision individuelle automatisée au sens de l’article 22 du Règlement (UE) 2016/679.

4. Base juridique des traitements

4.1 Cadre légal applicable

Les traitements de données personnelles effectués par le Service Eltereforum sont réalisés conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (« RGPD »), ainsi qu'à la législation luxembourgeoise applicable, notamment la loi modifiée du 16 décembre 2008 relative à l’aide à l’enfance et à la famille.

4.2 Bases légales selon l'article 6 RGPD

Selon le service concerné et la finalité poursuivie, le traitement est fondé sur l'une des bases légales énumérées à l'article 6(1) RGPD :

4.2.1 Consentement (Article 6(1)a RGPD)

Le traitement est fondé sur votre consentement libre, spécifique, éclairé et univoque lorsque :

• Vous acceptez les cookies d'analyse de fréquentation (mesure d'audience)

• Vous consentez à recevoir des communications marketing ou informationnelles

• Vous acceptez que des images/vidéos de l'enfant soient utilisées dans le cadre d'une activité

Modalités : Le consentement est collecté via une case à cocher préalablement à la collecte. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres de confidentialité de votre compte.

Effet du retrait : Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licitée du traitement effectué avant ce retrait. Après retrait du consentement, les traitements fondés sur ce consentement cessent immédiatement.

4.2.2 Exécution d'un contrat (Article 6(1)b RGPD)

Le traitement est fondé sur l'exécution d'un service demandé par l'utilisateur lorsque :

• Vous créez un compte sur le site Eltereforum

• Vous vous inscrivez à une activité ou une réservation

• Vous participez à un programme proposé par le Service (ex : Activity Box, ateliers pédagogiques)

Données concernées : nom, prénom, adresse e-mail, informations d'inscription, données relatives à l'enfant (âge, besoins spécifiques).

Finalité : Exécuter la prestation demandée et gérer votre participation.

4.2.3 Obligation légale (Article 6(1)c RGPD)

Le traitement est fondé sur le respect d'une obligation légale imposée à l'État ou au ministère lorsque :

• Conservation des données à titre d'archivage public

• Respect d'obligations comptables ou administratives

• Communication de données aux autorités publiques compétentes

Références légales : Lois luxembourgeoises d'archivage et d'obligations administratives applicables au secteur public.

4.2.4 Mission d'intérêt public (Article 6(1)e RGPD)

Le traitement est fondé sur l'exercice d'une mission confiée au ministère et au Service Eltereforum par la loi lorsqu’il s’agit de :

• L'organisation et la gestion d'activités et de services dont destinées aux enfants et aux familles

• Le soutien à la parentalité et à l'accueil de l'enfance

• L'analyse des besoins des familles pour adapter l'offre de services

• La gestion des statistiques de fréquentation à titre informatif interne

Références légales :

• Loi modifiée du 16 décembre 2008 sur l'Aide à l'Enfance et à la Famille, article 11, point p) : la formation parentale et familiale de jeunes et de parents,

• Loi modifiée du 16 décembre 2008 sur l'Aide à l'Enfance et à la Famille, article 11, point q) : la formation affective et relationnelle d’enfants et de jeunes adultes,

Données concernées : données d'inscription, données relatives à la participation, données de l'enfant (dans le cadre strictement nécessaire).

Finalité : Organiser des activités, adapter les services aux besoins des familles, évaluer la pertinence des services proposés.

4.2.5 Intérêt légitime (Article 6(1)f RGPD)

Le traitement est fondé sur l'intérêt légitime du Service Eltereforum Lorsqu’il s’agit de :

• Assurer la sécurité technique du site et détecter les abus (protection contre les attaques, fraudes,...)

• Optimiser l'accès aux places disponibles pour les activités (vérification des critères d'éligibilité, limitation Activity Box par famille,...)

• Améliorer la qualité des services offerts (analyse anonyme de l'utilisation,...)

• Contacter les participants non-présents pour libérer les places (Activity Box, activités,...)

Données concernées : adresse IP, logs techniques, données d'inscription, participation.

Finalité : Sécurité, équité d'accès, optimisation des services.

Limitation : Cet intérêt légitime est exercé dans le respect de vos droits et libertés ; les données ne sont utilisées que pour les finalités énumérées.

4.3 Absence de base légale

En l'absence de base légale applicable, le traitement ne sera pas effectué. Si le Service Eltereforum souhaite traiter vos données à une fin non couverte par une base légale existante, il vous en demandera le consentement préalable.

5. Inscriptions et réservations d’activités

Lorsque vous vous inscrivez à une activité ou effectuez une réservation, les informations nécessaires à la gestion de cette inscription sont enregistrées afin notamment de :

• enregistrer votre participation ;

• gérer les places disponibles ;

• vous transmettre une confirmation ;

• vous contacter pour des raisons organisationnelles ;

• vous informer d’une modification ou d’une annulation ;

• assurer le bon déroulement de l’activité.

Certaines activités peuvent nécessiter des informations supplémentaires, notamment lorsqu’elles sont destinées à une tranche d’âge spécifique ou lorsqu’une vérification particulière est nécessaire.

Dans ce cas, seules les informations nécessaires à l’organisation et à la gestion de l’activité concernée sont demandées.

6. Destinataires des données à caractère personnel

L'accès aux données à caractère personnel est strictement limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et qui sont soumises à une obligation de confidentialité.

Les données peuvent être communiquées ou rendues accessibles aux catégories de destinataires suivantes :

a) Aux agents habilités du service Eltereforum, dans la limite de leurs attributions respectives et selon le principe du besoin d'en connaître.

b) Aux services et administrations compétents de l’état, lorsque la communication est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont le responsable du traitement est investi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD), ou lorsqu'elle est imposée par une disposition légale ou réglementaire. Une telle communication est appréciée au cas par cas et limitée aux seules données strictement nécessaires à la finalité poursuivie.

c) Aux prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD, notamment pour l'hébergement, le développement, la maintenance corrective et évolutive, l'infogérance et le support technique du site internet. Dans le cadre de ces interventions, ces prestataires — y compris les développeurs externes — sont susceptibles d'accéder à des données à caractère personnel traitées par le site. Cet accès est strictement limité à ce qui est nécessaire à l'exécution de leur mission et encadré par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28, paragraphe 3, du RGPD, prévoyant notamment :

• le traitement des données sur la seule instruction documentée du responsable du traitement, à l'exclusion de toute finalité propre ;

• un engagement de confidentialité des personnes autorisées à traiter les données ;

• la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées au sens de l'article 32 du RGPD, incluant la traçabilité des accès ;

• l'interdiction de recourir à un sous-traitant ultérieur sans autorisation écrite préalable du responsable du traitement ;

• la suppression ou la restitution des données au terme de la prestation ;

• le traitement des données au sein de l'Union européenne, tout transfert vers un pays tiers n'étant opéré que sur la base des garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD.

Dans la mesure du possible, les interventions techniques sont réalisées sur des données anonymisées ou pseudonymisées.

d) Aux autorités judiciaires, administratives ou de contrôle compétentes, lorsqu'une obligation légale l'exige ou en réponse à une demande fondée sur une base légale.

7. Conservation des données

Vos données à caractère personnel sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales ou administratives imposant une durée de conservation différente.

Les durées de conservation applicables sont les suivantes :

La conservation des données d'inscription au-delà de la date de l'activité est justifiée par la nécessité d'assurer le suivi administratif et organisationnel de celle-ci, notamment la gestion des annulations et des reports, la communication d'informations pratiques aux participants, l'établissement des listes de présence, l'évaluation de l'activité ainsi que le traitement d'éventuelles réclamations. Passé ce délai, seules des données statistiques anonymisées, ne permettant pas votre identification, peuvent être conservées à des fins d'évaluation de l'offre du service Eltereforum.

Certains services proposés par le service Eltereforum peuvent faire l'objet d'une notice d'information spécifique lorsque la nature des données collectées, leur finalité ou leur durée de conservation diffèrent des traitements décrits dans la présente politique. Dans ce cas, les informations spécifiques vous sont communiquées au moment de la collecte des données concernées, en particulier lors de votre inscription à l'activité ou au service concerné.

À l'expiration de la durée applicable, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible, sous réserve des obligations résultant de la législation relative à l'archivage.

8. Sécurité des données

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre afin de protéger les données personnelles contre notamment :

• l’accès non autorisé ;

• la perte ou la destruction accidentelle ;

• l’altération ;

• la divulgation non autorisée ;

• l’utilisation abusive des données.

L’accès aux données est limité aux personnes et systèmes autorisés nécessaires au fonctionnement des services.

9. Cookies et mesure d’audience

Le site peut utiliser des cookies et technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, notamment pour :

• assurer votre authentification et maintenir votre session ;

• mémoriser certaines préférences ;

• garantir la sécurité du service ;

• mesurer l’utilisation et la fréquentation du site lorsque cela est autorisé.

Les cookies non strictement nécessaires sont utilisés conformément aux choix exprimés dans l’outil de gestion des cookies du site.

Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via la fonctionnalité Gestion des cookies disponible sur le site.

10. Vos droits

Conformément au RGPD et sous réserve des conditions prévues par la législation applicable, vous disposez notamment des droits suivants :

• droit d’être informé sur le traitement de vos données ;

• droit d’accès à vos données personnelles ;

• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;

• droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont remplies ;

• droit à la limitation du traitement ;

• droit d’opposition lorsque celui-ci est applicable ;

• droit à la portabilité des données lorsque celui-ci est applicable ;

• droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci.

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :

Délégué à la protection des données

E-mail : dpo@men.lu

Une vérification de votre identité peut être demandée lorsque celle-ci est nécessaire afin de garantir que les informations relatives aux données personnelles sont communiquées à la personne concernée.

11. Réclamation auprès de la CNPD

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité luxembourgeoise de contrôle par mail via le formulaire sur le site cnpd.public.lu :

Commission nationale pour la protection des données (CNPD)

15, boulevard du Jazz

L-4370 Belvaux

Luxembourg

12. Modification de la politique de confidentialité

Dernière mise à jour : [26.08.2026]

La présente politique de confidentialité peut être adaptée afin de tenir compte de l'évolution des services proposés, des traitements de données mis en œuvre ou de la réglementation applicable.

La version publiée sur le site constitue la version en vigueur ; sa date de dernière mise à jour figure en tête de la présente rubrique. Nous vous invitons à la consulter périodiquement.